Скачать буклет в формате PDF

Содержание

Студия Сергея Юшинина "Софтариус" предлагает компьютерную программу автоматизации управленческого (оперативного) учета в рекламно-производственной компании.

 

1. Зачем нужна специальная программа учета для рекламно-производственной компании?

Производство рекламной продукции - сложный бизнес-процесс с множеством особенностей, отличающих его от обычного производства и уж тем более - от торговли.

Попробуем описать его традиционную "полукомпьютерную" реализацию в самых общих словах.

Так, при приеме заказа менеджер должен не забыть записать все необходимые параметры: размеры, материалы, макеты изображений, технологию изготовления, условия монтажа и многое-многое другое. Если менеджер что-либо забудет записать, то придется звонить заказчику и уточнять детали. А это - потери времени и отчасти - доверия заказчика. "Что они там могут сделать, если записать то сразу не способны?..." - невольно думает заказчик, которому задали два-три уточняющих вопроса.

Затем заказ нужно просчитать по стоимости, не забыв предложить несколько вариантов. "Не промахнуться бы по цене. Почем же у нас пленка то эта? А может в прошлый раз ему дороже предлагали? А почем не помню..." Все эти вопросы возникают в голове менеджера и не факт, что ответ на них в этот раз будет правильным.

Теперь нужно распечатать смету или сразу счет. Запускаем наш любимый табличный редактор и копируем и вставляем, копируем-вставляем, копируем-вставляем... Вот, вроде, и готово. Эх, кривая какая то смета, шрифты разные, цены левые... Поправляем, поправляем, поправляем. Печатаем. Ставим подписи и печати. Сканируем. Сохраняем на флешку, идем к себе на компьютер. Оправляем по электронной почте. Ждем реакции заказчика. Если что-то заказчика не устроило, то процесс повторяется с тем дополнением, что выслушиваем "порыкивания" директора - "А первого раза нельзя сразу правильно сделать было?".

Уф. Заказчик принял счет! Ждем оплаты. А может она уже пришла? Надо спросить у бухгалтера. "Мне некогда. Я начисляю зарплату (У меня - отчет. В банк еще не ходила. Еще не разносила, вечером разнесу.)".

Оплата прошла. Идем (звоним) в производство.

"Забирай (лови) файл. Что значит некогда? А у меня что не работа, что ли? Это нужно к четвергу. Чем это станок занят?".

"Ну что готово? Как это нет? (А что же ты мне не сказал?)"

Узнали свое производство?

И это лишь малая часть. А учет клиентов, расход материалов, начисление зарплаты, учет рабочего времени, анализ результатов деятельности.

Теперь опишем как это выглядит с использованием программы оперативного учета "Софтариус ТМ".

 

2. Каковы возможности программы?

2.1. Ведение единого реестра клиентов фирмы

Реестр клиентов

Рисунок 1. Реестр клиентов


  • просмотр, фильтрация (отбор) и поиск по любым полям клиентов фирмы;

  • перечень юридических лиц, от имени которого работает клиент

  • сведениями о дате последнего сделанного заказа,

  • данные о состоянии лицевого счета,

  • история сделанных заказов и ранее выполненных печатных работ,

  • ценовая категория для каждого вида работ, автоматически вычисляемая исходя из суммарной стоимости ранее сделанных заказов

  • история наличных платежей клиента и безналичных платежей каждой его фирмы

  • история составленных для клиента смет

2.2. Управление заказами

Управление заказами

Рисунок 2. Управление заказами


  • просмотр, фильтрация (отбор) и поиск по любым полям ранее размещенных заказов;

  • размещение нового заказа на производство с контролем заполненности необходимых сведений в зависимости от вида заказа;

  • создание заказа на основе существующего ("клонирование") заказа

  • указание срока задачи с автоматическим выделением цветом просроченных заказов.

  • возможность разбиения заказов на основной и подчиненные;

  • автоматическое оповещение офис-менеджера (директора) о заполнении бланка заказа для его утверждения;

  • автоматическое оповещение менеджера заказа о его утверждении;

  • контроль состояния заказа с автоматически оповещением о его изменении;

  • автоматическое вычисление общей стоимости, стоимости макета, процентных отчислений в зарплату дизайнера и менеджера;

  • текстовое описание технологии изготовления для производства;

  • учет поступивших средств по данному заказу (вводятся бухгалтером и/или офис-менеджером) с автоматическим оповещением менеджера заказа;

  • перечень смет, составленных в интересах заказа;

  • распечатка заказа на фирменном бланке.

2.3. Расчет смет

Сметы

Рисунок 3. Сметы


  • формирование прайс-листа на товары и услуги;

  • формирование словаря видов смет, необходимых для автоматического формирования сметы, включающей обязательные пункты;

  • просмотр, фильтрация (отбор) и поиск по любым полям ранее созданных смет;

  • создание новой сметы;

  • создание новой сметы на основе существующей ("клонирование");

  • распечатка сметы на фирменном бланке.

2.4. Управление печатными (фрезерными) работами

Печатные и фрезерные работы

Рисунок 4. Печатные и фрезерные работы


  • просмотр, фильтрация (отбор) и поиск по любым полям ранее выполненных работ;

  • размещение новой работы с указанием даты, клиента, станка, места отгрузки, номера заказа, срока сдачи;

  • формирование списка заданий из которых состоит работа с указанием вида работы, материала, режима печати (фрезеровки), геометрических размеров детали (длины кривой для фрезеровки), ссылки на файл макета в любом файловом хранилище, количестве экземпляров, примечаний и указаний для оператора станка;

  • формирование единого прайса на материалы и услуги по печати (фрезеровки) с учетом объемов ранее выполненных для клиента работ;

  • формирование реестра материалов;

  • автоматическое предложение по цене на материал для клиента с учетом его прайсовых позиций (категорий);

  • автоматическое вычисление общей стоимости работы;

  • автоматическое оповещение оператора станка о размещении заказа;

  • указание оператором станка статуса готовности работы с автоматическим оповещением менеджера;

  • создание заказа по печатной (фрезерной) работе.

2.5. Управление заданиями на производстве

Производство

Рисунок 5. Производство


  • просмотр, фильтрация (отбор) заданий, выданных на станок;

  • скачивание файла макета их файлового хранилища;

  • отметка о выполнении задания (менеджер оповещается автоматически).

2.6. Документооборот

Документы

Рисунок 6. Документы


  • просмотр, фильтрация (отбор) ранее созданных документов;

  • создание счетов, счетов-фактур, актов выполненных работ, товарных накладных и т.д. с заполнением табличной части документа с использованием автоматического словаря материалов и услуг;

  • объединение документов в один пакет (торговую операцию);

  • распечатка документа на фирменном бланке с возможном включением печати и факсимиле подписей;

  • экспорт в форматы PDF, GIF, RTF, TXT;

  • отправка документа по электронной почте непосредственно из программы.

  • создание любого документа на основе ранее созданного ("клонирование");

  • экспорт любого документа в 1С.

2.7. Штатно-должностной учет

Штат

Рисунок 7. Штат


  • просмотр, фильтрация (отбор) штата организации;

  • учет работников с указанием отдела, должности, оклада, ставки, даты приказа приема на работу и для уволенных - даты увольнения

2.8. Учет рабочего времени

Рабочее время

Рисунок 8. Рабочее время


  • автоматическое формирование в табеле "типового" рабочего дня, в предположении что все работники, отработали полагающееся количество рабочих часов;

  • корректировка времени убытия и прибытия сотрудников (будет учтено при расчете зарплаты);

  • автоматическое формирование табеля рабочего времени по форме Т-13 с учетом выходных и праздничных дней (календарь рабочих, праздничных и выходных дней формируются автоматически на весь год и может быть скорректирован вручную в соответствии с учетной политикой предприятия);

2.9. Расчет зарплаты

Расчет зарплаты

Рисунок 9. Расчет зарплаты


  • автоматический расчет заработной платы

    • для работников на окладе - с учетом отработанного рабочего времени, переработки, работы в выходные и праздничные дни;

    • для менеджеров со окладом и процентом от заказов - учетом стоимости принятых заказов (учитывается доля оплаченности заказов) и базового оклада, вычисляемого исходя из выполнения плана в каждом квартале;

    • для дизайнеров - у учетом процентов от стоимости разработанных макетов.

  • формирование зарплатной ведомости;

  • формирование расчетных листков для каждого работника.

2.10. Учет операций по расчетному счету (банкинг)

Банкинг

Рисунок 10. Банкинг


  • просмотр, фильтрация (отбор) операций по расчетному счету;

  • импорт данных об операциях по расчетному счету из файла, формируемого средствами онлайн-банка;

  • автоматическое распределение платежей на расход и приход;

  • автоматическое распределение приходных платежей по счетам на основе информации о назначении платежа (по номеру счета), при ее отсутствии - по равенству суммы платежа сумме счета;

  • ручное распределение (перераспределения автоматических) полученных средств по счетам (заказам)

2.11. Учет затрат

Затраты

Рисунок 11. Затраты


  • просмотр, фильтрация (отбор) по любым полям затрат;

  • автоматическое создание затратного платежа на основании сведений о движениях средств на расчетном счете;

  • создание вручную затрат наличными;

  • классификация затрат по статьям;

  • анализ (аналитика) затрат.

2.12. Анализ деятельности предприятия

  • автоматическое формирование аналитических справок (аналитик) по любым параметром торговой, производственной и хозяйственной деятельности;

  • разработка новых запросов и схем аналитик как силами своих специалистов, так и силами специалистов студии "Софтариус" (удаленно);

2.13. Дополнительные и сервисные функции

  • редактирование всех "словарных" данных, используемых в системе;

  • редактирование существующих и создание новых форм отчетов;

  • обмен производными текстовыми сообщениями между пользователями;

  • оповещение о днях рождения сотрудников в начале дня;

  • сервис автоматического резервного копирования базы данных.

3. Как попробовать программу?

Сомневаетесь, что действительно все так здорово?

Напишите на Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. и получите демонстрационный доступ к базе данных с реалистичными данными.

4. А какие технические характеристики?

Технически компьютерная программа автоматизации управленческого (оперативного) учета в рекламно-производственной компании представляет собой клиент-серверную систему.

В качестве сервера базы данных используется высокопроизводительная бесплатная промышленная СУБД Firebird версии 2.5, обеспечивающая возможность работы в различных операционных системах (Windows, Linux).

В качестве клиента используется приложение для операционной системы Windows.

Стоимость системы складывается из лицензии на базу данных "Софтариус ТМ" и лицензий на несколько клиентских рабочих мест.

5. А что насчет сопровождения?

5.1. А новые версии как получать?

Система автоматического обновления

В целях поддержания клиентского приложения в актуальном состоянии (современной версии) используется система автоматического обновления, работающая следующим образом.

По адресу http://softarius.ru/products/tm/ всегда доступен дистрибутив клиентского приложения. Он может быть скачен и установлен вручную на новый компьютер. Файл лицензии на рабочее место высылается при запросе по электронной почте. После установки на компьютер при каждом запуске приложение самостоятельно проверяет наличие новой версии по вышеуказанному адресу и предлагает пользователю установить его.

Подсказка

Настоятельно рекомендуется соглашаться с приглашением обновить программу, так как новая версия может содержать важные изменения.

Примечание

Использование системы автоматического обновления в течении одного года с момента покупки включено в стоимость клиентского приложения. При необходимости продления сопровождения по обновлению необходимо заключить договор о сопровождении.

5.2. А вдруг ошибки найдутся?

Система отслеживания ошибок - баг-трекер

Разработка программ является результатом сложной интеллектуальной деятельности, которая неизбежно характеризуется наличием некоторого количества ошибок. Не смотря на то, что мы тщательно тестирует свои программные продукты, полностью избавиться от ошибок не представляется возможным. Это связано как с условиями, в которых эксплуатируется программа, так и с возможными сочетаниями различных факторов, влияние которых сказывается только в процессе эксплуатации системы в реальных условиях.

Поэтому, в целях обеспечения быстрого исправления обнаруженных пользователями ошибок по адресу http://softarius.ru/bug/set_project.php?project_id=3 всегда доступна система отслеживания ошибок (багтрекер). Достаточно описать нештатную ситуацию (так называемый, инцидент) и специалисты студии автоматически получат оповещение. Продолжительность рассмотрения и устранения зависит от критичности ошибки и трудоемкости исправления, но обычно составляет 1-4 рабочих дня.

Примечание

Бессрочное использование багтрекера для заявлений об ошибках включено в стоимость клиентского приложения системы.

Подсказка

Консультации, пожелания об изменении функционала (доработках) и обучение персонала не включено в стоимость системы и может быть предметом отдельного договора сопровождения.

5.3. А вдруг что-то с данными случится?

Сервис автоматического резервного копирования базы данных

Работа системы основывается на данных, хранящихся и обрабатываемых на сервере. Без них система бесполезна. Поэтому важность организации автоматического ежедневного резервного копирования трудно переоценить.

В ходе внедрения системы на предприятии внутри офиса может быть развернут такой сервис. В случае выхода из строя сервера резервная копия позволит в течении одного дня восстановить работу системы.

Однако и компьютер, на который осуществляется резервное копирование, тоже может выйти из стоя или украден. Тот факт, что сервис не работает, может быть вовремя не замечен и к моменту необходимого восстановления актуальной резервной копии не окажется.

В качестве выхода из такой ситуации студия "Софтариус" предлагает включить в договор сопровождения пункт об изготовлении резервных копий вашей базы данных средствами наших серверов. В этом случае актуальная резервная копия базы будет доступна всегда.

6. Как купить программу?

Для более подробного ознакомления с программой заходите на сайт студии Софтариус http://softarius.ru.

Для покупки программы напишите письмо по адресу Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. , в котором опишите свои пожелания. Мы подготовим вам коммерческое предложение.